Особенности делового телефонного разговора

Деловой английский телефонный разговор – одна из ежедневных составляющих бизнеса. Даже при активном использовании мессенджеров невозможно представить себе человека, который ни разу бы не договаривался и не назначал своих встреч по телефону. Поэтому бизнесменам необходимо обязательно знать деловой английский.

Зачем нужен английский для переговоров?
 

Зная этикет телефонного общения, вы сможете грамотно откликаться на звонки или же производить их от лица фирмы. Даже самые прогрессивные фирмы следуют установленным нормам, так как заботятся о собственном имидже.
 

Каким должен быть деловой английский телефонный разговор?
 

1. Важно уделять внимание интонации. Она имеет огромное влияние на собеседника, как и слова. Частично именно от интонации может зависеть дальнейшее сотрудничество с потенциальными партнерами. Она создает настроение и определяет впечатление. Во время разговора необходимо улыбаться, это будет чувствоваться на другом конце провода.

2. Поприветствовать звонящего, или же представиться. Приветствие может либо зависеть от времени за окном (Good Evening, Good Afternoon или Good Morning), либо же быть универсальным (Hello). Далее нужно назвать свое имя и организацию.

3. Любой оператор, администратор или секретарь, который понимает, как должен выглядеть деловой английский разговор, знает о том, что снимать трубку нужно после двух звонков. Если ответить сразу же, то можно застать звонящего врасплох. К тому же, секретарю необходимо несколько секунд времени, чтобы отвлечься от дела, которым он занимался. Если ждать 4-5 гудков, то звонящий может потерять терпение и составить неблагоприятное мнение о компании.

4. Если звонок осуществляется самостоятельно, то на курсах английского для переговоров учат обязательно уточнять возможность провести беседу прямо сейчас. Переключаться к делу сразу не стоит, лучше использовать выражение May/Could I speak to … please?

5. Далее стоит переходить непосредственно к сути разговора максимально быстро. Нельзя тратить время на ненужную лирику, обсуждению погоды за окном, актуальных новинок и так далее. Это возможно только в том случае, если между двумя собеседниками возникли доверительные взаимоотношения за долгий срок сотрудничества. К примерам фраз можно отнести I'm phoning (calling, ringing) to find out if...

6. Деловой английский телефонный разговор подразумевает грамотное прощание. Следует обязательно узнать у собеседника, не возникли ли у него вопросы или какие-либо просьбы. И только после отрицательного ответа отблагодарить за беседу, попрощаться и пожелать удачного продолжения дня, например: Thank you for calling; Have a great day; Be sure to contact me if you have any more problems.

Во время проведения переговоров по телефону на английском необходимо обязательно адаптироваться к скорости речи собеседника, не использовать громкую связь, а также относиться к собеседнику с уважением несмотря на его должность.