Які особливості має ділова англійська телефонна розмова?

Ділова англійська телефонна розмова – одна з щоденних складових бізнесу. Навіть за умови активного використання месенджерів неможливо уявити собі людину, яка жодного разу б не домовлялася та не призначала своїх зустрічей за допомогою телефону. Тому бізнесменам необхідно обов'язково знати ділову англійську.

Навіщо потрібна англійська для переговорів?
 

Знаючи етикет телефонного спілкування, ви зможете грамотно відгукуватися на дзвінки або ж здійснювати їх від імені компанії. Навіть найпрогресивніші фірми дотримуються встановлених норм, адже дбають про власний імідж.
 

Якою має бути ділова англійська телефонна розмова?
 

1. Важливо приділяти увагу інтонації. Вона має величезний вплив на співрозмовника, як і слова. Частково саме від інтонації може залежати подальша співпраця з потенційними партнерами. Вона створює настрій і визначає враження. Під час розмови необхідно усміхатися, це буде відчуватися на іншому кінці дроту.

2. Привітати того, хто телефонує, або ж представитися. Привітання може або залежати від часу за вікном (Good Evening, Good Afternoon або Good Morning), або ж бути універсальним (Hello). Далі потрібно назвати своє ім'я і організацію.

3. Будь-який оператор, адміністратор або секретар, який розуміє правила ділової англійської розмови, знає про те, що знімати слухавку потрібно після двох дзвінків. Якщо відповісти одразу ж, то можна заскочити того, хто телефонує, зненацька. До того ж, секретарю необхідно кілька секунд, щоб відволіктися від справи, якою він займався. Якщо чекати 4-5 гудків, то той, хто телефонує, може втратити терпіння і скласти негативну думку про компанію.

4. Якщо дзвінок здійснюється самостійно, то на курсах англійської для переговорів вчать обов'язково уточнювати можливість провести бесіду просто зараз. Перемикатися на справу одразу не варто, краще використовувати фразу May/Could I speak to … please?

5. Далі варто переходити безпосередньо до суті розмови максимально швидко. Не можна витрачати час на непотрібну лірику, обговорення погоди за вікном, актуальних новинок і так далі. Це можливо тільки в тому випадку, якщо між двома співрозмовниками виникли довірчі взаємини за довгий термін співпраці. До прикладів фраз можна віднести I'm phoning (calling, ringing) to find out if...

6. Ділова англійська телефонна розмова передбачає грамотне прощання. Слід обов'язково дізнатися у співрозмовника, чи не виникли у нього запитання або які-небудь прохання. І тільки після негативної відповіді подякувати за бесіду, попрощатися та побажати вдалого продовження дня, наприклад: Thank you for calling; Have a great day; Be sure to contact me if you have any more problems.

Під час проведення телефонних переговорів англійською необхідно обов'язково адаптуватися до швидкості мови співрозмовника, не використовувати гучний зв'язок і ставитися до співрозмовника з повагою, незважаючи на його посаду.