10 порад для ефективного спілкування онлайн

Дистанційне навчання англійської мови та робота в режимі онлайн стали новою нормою останніх місяців. Але дистанційний формат за наявності вагомих переваг теж має свої «підводні рифи». Тому спілкуючись дистанційно англійською мовою, не забувайте про прості правила, які допоможуть справити позитивне враження на співрозмовника.

Час комунікації

Уточніть робочі години, коли колезі або партнеру зручно вийти з вами на зв'язок. Спілкуючись дистанційно англійською мовою з людьми з інших країн, враховуйте різницю в часі. У випадках, коли зручний для вас час письмової комунікації не є зручним для іноземних колег, вас врятує функція «Запланувати надсилання листа».

Місце спілкування

Мало хто зрадіє, якщо на особисту сторінку Facebook почнуть писати з робочих питань. Тому уточніть одразу, де людині зручно обговорювати робочі теми: у пошті, месенджері чи за допомогою відеозв'язку.

Знайомство

У першому повідомленні або листі потрібно обов'язково представитися. Не пишіть автобіографію, яка буде більше за розміром, ніж питання, через яке ви пишете. Достатньо сказати, як вас звати та яку посаду в якій організації ви займаєте.

Звернення

Вважається, що звертаючись до людини на ім’я, ви налаштовуєте людину на спілкування. Тому можете використовувати цей прийом, якщо ви знаєте ім'я людини. Також не забувайте, що в англійській мові звернення у формальних і неформальних листах відрізняються.

Не забувайте про фактчекінг

Якщо ви звернетеся до співрозмовника на ім’я – це добре. Погано буде, якщо це не його ім'я. Тому не забувайте перевіряти імена, посади та інші факти про співрозмовника, особливо, якщо це перший лист.

Спілкуючись дистанційно англійською мовою, пам'ятайте про комфорт співрозмовника

Зворотній зв'язок

Не забувайте про зворотний зв'язок, який обов'язково має відбутися протягом доби. Навіть якщо конкретно зараз вам немає що сказати, напишіть співрозмовнику, що ви ознайомилися з питанням і незабаром дасте відповідь.

Структура

Читати полотно тексту що українською, що англійською мовою – незручно. Діліть текст на смислові абзаци, полюбіть марковані списки та звичку чітко писати тему листа. Якщо ви обговорюєте одразу кілька питань, то пронумеруйте кожне з них. Пам'ятайте, що структуруючи текст листа, ви демонструєте турботу про співрозмовника.

Перевіряйте написане

Банальне, але важливе правило, особливо якщо ви спілкуєтеся англійською мовою. Не забувайте вичитувати листи, а якщо потрібно, то навіть перевіряти через спеціальні сервіси (LanguageTool, Grammarly). Незначні помилки можуть зіпсувати перше враження про вас як про фахівця.

Будьте простіше

Із яким керівником або партнером ви б не спілкувалися, пам'ятайте, що в першу чергу ви спілкуєтеся з людиною. Не ускладнюйте свій текст, намагайтеся якомога простіше викласти свої думки, особливо якщо ви ведете листування англійською.

Продемонструйте свій позитивний настрій

Смайли в робочому листуванні недоречні, тому обмежтеся фразами, які демонструють ваше позитивне ставлення до співрозмовника:

• How can I help?
• Thanks so much for |noun|
• You’re a |positive adjective| + |person|
• I appreciate your |noun|

Якщо ви спілкуєтеся з міжнародними партнерами, враховуйте також міжкультурні відмінності. Це допоможе вам уникнути незручних ситуацій.