5 советов, как писать деловые письма правильно

Автор: Виктория Инзина

Доводилось ли вам хотя бы раз в жизни отправлять деловое письмо по электронной почте? Наверное, да, ведь этот способ коммуникации является одним из самых распространенных в современном мире. Однако многие стараются избегать его по той или иной причине. Еще бы куда ни шло вести переписку на родном языке, но как делать это правильно на английском? Как обращаться, если имя получателя неизвестно? Что считается вежливым и уместным, а что – нет? Как показать свое знание языка и культуры с лучшей стороны? Сохраняйте спокойствие и продолжайте читать, ведь это – топ 5 советов, как правильно писать деловые письма на английском языке.

1. Remember about the addressee. Не имеет значения, кому именно вы отправляете письма – своему коллеге или большой корпорации – читать его будет прежде всего человек, а потому не следует забывать о важности первого впечатления. Однако не пытайтесь быть слишком дружественными: привычные Hi или Hello здесь будут неуместны. Начните свой имейл с Dear Mr/Mrs и фамилии получателя. Если же имя того, кто будет читать письмо, вам неизвестно, обратитесь к этому лицу Dear Sir/Madam, чтобы избежать неудобств. Дальнейшее содержание вашего письма будет зависеть от цели, с которой вы его пишете, ведь существуют такие виды деловых имейлов: письмо-запрос (в поисках дополнительной информации о какой-то услуге или продукте), рекламное письмо (направляется потенциальным покупателям), приглашение (содержит информацию о зачислении в высшее учебное заведение, принятие на работу и т.д.), а также ответ на запрос, жалоба и извинение. Вот несколько фраз, которыми уместно продолжить письмо после обращения, в зависимости от цели, которую вы преследуете:

I am writing to inform you that… (Пишу, чтобы проинформировать вас о...)
I am writing to let you know that… (Пишу, чтобы сообщить вам о...)
I am writing to provide you with information about… (Пишу, чтобы предоставить информацию о...)
I am writing to protest about… (Пишу, чтобы обжаловать...)
I am writing to complain about… (Пишу, чтобы пожаловаться...)
I am writing to suggest… (Пишу, чтобы предложить…)
I am writing in response to your article/advertisement/letter (Пишу в ответ на вашу статью/ваше объявление/ваше письмо)
I am writing to receive further details about… (Пишу, чтобы получить дальнейшие детали о...)
I am writing to receive more detailed information about… (Пишу, чтобы получить более подробную информацию о...)
Thank you for bringing... to my attention (Спасибо, что обратили мое внимание на...)

2. Show some respect. Конечно, проявления уважения не ограничиваются одним лишь первым пунктом. Следует помнить, что деловые люди, впрочем как и большинство людей вообще, очень ценят свое время. Старайтесь четко и лаконично формулировать предложения, завершайте все начатые мысли и убедитесь, что выложили их в логической последовательности. Деловым письмам и имейлам неприсущая эмоциональность, скорее замените ее на нейтральность. Сделать свои письма более структурированными помогут следующие фразы:

Firstly… Secondly… (Во-первых... Во-вторых...)
In the first place… In the second place… (Сначала... Потом...)
Not only…….but also… (Не только..., но и...)
First of all… (Прежде всего...)
The first thing I would like to draw your attention to is… (Первая вещь, к которой я хотел бы прижать ваше внимание – это...)
In addition… (Также…)
I hope you might also let me know about… (Я также надеюсь узнать про...)

3. Forget about contractions. Как и в любом виде письма, деловая почта имеет свои традиционные особенности. Отсутствие сокращений – одна из них. Так сложилось исторически, что сокращение считаются проявлением разговорной речи. Все глагольные формы должны быть написаны полностью. Рассмотрим на примере:
Неправильно: This isn’t what we’d expect from a professional service.
Правильно: This is not what we would expect from a professional service.
(Это не то, чего мы ожидали от профессионального сервиса)
Но здесь речь идет не только о грамматических сокращениях, таких как I'm = I am, не следует путать их с общепринятыми сокращениями различных часто используемых понятий, направленных на упрощение переписки. Несколько примеров таких допустимых сокращений:

asap (as soon as possible) – как можно быстрее
cc (carbon copy) – копия; если вы отправляете одно и то же письмо нескольким адресатам, таким образом вы их об этом информируете
enc. (enclosure) – вложение
ps (postscript) – дополнительная информация после основной
RSVP (please reply) – пожалуйста, ответьте

4. Forget about phrasal verbs. Еще одно проявление языка повседневного общения, не допустимого в деловых имейл и письмах, – фразовые глаголы. Напоминаем, что фразовые глаголы (на английском phrasal verbs) – это комбинация из глагола и предлога, например, to get up, to go out и другие. Для большей официальности такие глаголы нужно заменить синонимами. Для наглядности, вместо фразового глагола to put off, что означает «откладывать», лучше использовать синонимично глагол to postpone. Примеры:

to buy out = to redeem (выкупать)
to call off = to cancel (отменять)
to find out = to discover (выявлять)
to give up = to surrender (оставить, отказаться)
to make up = to fabricate (придумывать)
to point out = to explain (указывать, объяснять)
to set up = to arrange (организовывать)
to use up = to exhaust (использовать)

Даже некоторые обычные, не фразовые глаголы, лучше бы заменить их более официальными «братьями». Вот еще несколько часто употребляемых фразовых глаголов и способы заменить их:

to help = to assist (помогать)
to need = to require (нуждаться)
to tell = to inform (сообщать)
to be sorry = to apologise (приносить извинения)
to buy = to purchase (покупать)
to get = to obtain (получать)

5. Sign off gently. После того, как вы выполнили все правила деловой переписки, заставили себя отказаться от привычных сокращений и потратили кучу времени на поиск синонимических глаголов, было бы очень обидно испортить хорошее впечатление в конце вашего письма, подписав его слишком дружественным Lots of love или Best wishes. Подпишите свое письмо Yours faithfully, (your name), если вам не известно имя человека, который будет читать ваше послание, и Yours sincerely, (your name) в противном случае.

Конечно, существует несколько видов деловых писем и особенности написания каждого из них могут варьироваться в зависимости от ситуации и конечной цели письма. Однако следование общим правилам поможет избежать неудобств и произвести хорошее впечатление в любом случае!

(Источник Green forest)