5 порад, як писати ділові листи правильно

Чи траплялось вам хоча б раз у житті відправляти ділового листа електронною поштою? Напевно, так, адже цей спосіб комунікації є одним з найрозповсюдженіших у сучасному світі. Проте багато людей намагаються уникати його за тією чи іншою причиною. Ще б куди не йшло вести листування рідною мовою, але як робити це правильно англійською? Як звертатися, якщо ім’я одержувача невідомо? Що вважається ввічливим і доречним, а що – ні? Як показати своє знання мови та культури із найкращого боку? Зберігайте спокій та продовжуйте читати, адже це – топ 5 порад, як правильно писати ділові листи англійською мовою. 

1. Remember about the addressee. Не має значення кому саме ви відправляєте листа – своєму колезі чи великій корпорації – читати його буде перш за все людина, а тому не слід забувати про важливість першого враження. Проте не намагайтесь бути занадто дружніми: звичні Hi чи Hello тут будуть недоречними. Розпочніть свій імейл із Dear Mr/Mrs та прізвище одержувача. Якщо ж ім’я того, хто буде читати листа вам невідомо, зверніться до цієї особи Dear Sir/Madam, аби уникнути незручностей. Подальший склад вашого листа залежатиме від мети, із якою ви його пишете, адже існують такі види ділових імейлів: лист-запит (у пошуках подальшої інформації про якусь послугу чи продукт), рекламний лист (надсилається потенційним покупцям), запрошення (містить інформацію щодо зарахування до вищого учбового закладу, прийняття на роботу тощо), а також відповідь на запит, скарга та вибачення. Ось декілька фраз, якими доречно продовжити листа після звернення, в залежності від мети, яку ви переслідуєте:

• I am writing to inform you that… (Пишу, щоб проінформувати вас про…)
• I am writing to let you know that… (Пишу, щоб сповістити вас про…)
• I am writing to provide you with information about… (Пишу, щоб надати інформацію про…)
• I am writing to protest about… (Пишу, що оскаржити…)
• I am writing to complain about… (Пишу, щоб поскаржитись…)
• I am writing to suggest… (Пишу, щоб запропонувати) 
• I am writing in response to your article/advertisement/letter. (Пишу у відповідь на вашу статтю/вашу об’яву/ваш лист) 
• I am writing to receive further details about… (Пишу, щоб отримати подальші деталі про…)
• I am writing to receive more detailed information about… (Пишу, щоб отримати більш детальну інформацію про…) 
• Thank you for bringing …. to my attention. (Дякую, що звернули мою увагу на…)
   

2. Show some respect. Звісно, прояви поваги не обмежуються одним лише першим пунктом. Слід пам’ятати, що ділові люди, втім як і більшість людей загалом, дуже цінують свій час. Намагайтесь чітко та лаконічно формулювати речення, завершуйте всі розпочаті думки, та переконайтесь, що виклали їх у логічній послідовності. Діловим листам та імейлам непритаманна емоційність, радше замініть її на нейтральність. Зробити свої листи більш структурованими допоможуть наступні фрази:

• Firstly… Secondly… (По-перше… По-друге…)
• In the first place… In the second place… (Спочатку… Потім…)
• Not only…….but also… (Не тільки…..але й…)
• First of all… (Перш за все…)
• The first thing I would like to draw your attention to is… (Перша річ, до якої я хотів би пригорнути вашу увагу – це…)
• In addition… (Також…) 
• I hope you might also let me know about … (Я також сподіваюсь дізнатись про…)

3. Forget about contractions. Як і в будь-якому виді письма, ділова пошта має свої традиційні особливості. Відсутність скорочень – одна з них. Так склалось історично, що скорочення вважаються проявом розмовної мови. Усі дієслівні форми мають бути написані повністю. Розглянемо на прикладі:

Неправильно: This isn’t what we’d expect from a professional service.
Правильно: This is not what we would expect from a professional service.
(Це не те, чого ми очікували від професійного сервісу) 

Але тут йдеться не лише про граматичні скорочення, такі як I’m = I am, не слід плутати їх із загальноприйнятими скороченнями різних часто вживаних понять, які створені задля спрощення листування. Декілька прикладів таких допустимих скорочень:

• asap (as soon as possible) – якомога швидше
• cc (carbon copy) – копія; якщо ви відправляєте того самого листа декільком адресатам, таким чином ви їх про це інформуєте
• enc. (enclosure) – додаток 
• ps (postscript) – додаткова інформація після основної
• RSVP (please reply) – будь ласка дайте відповідь 

4. Forget about phrasal verbs. Ще один прояв мови повсякденного спілкування, що не припустимий у ділових імейлах та листах – фразові дієслова. Нагадуємо, що фразові дієслова (англійською phrasal verbs) – це комбінація із дієслова та прийменника, як наприклад to get up, to go out та інші. Для більшої офіційності такі дієслова потрібно замінити синонімами. Задля наочності , замість фразового дієслова to put off, що означає «відкладати», краще використати синонімічне дієслово to postpone. Приклади:

• to buy out = to redeem (викуповувати)
• to call off = to cancel (відміняти)
• to find out = to discover (виявляти)
• to give up = to surrender (залишити, відмовитися)
• to make up = to fabricate (вигадувати)
• to point out = to explain (вказувати, пояснювати)
• to set up = to arrange (організовувати) 
• to use up = to exhaust (використати) 

Навіть деякі звичайні, не фразові дієслова, краще б замінити на їх більш офіційних «братів»:  Ось ще декілька часто вживаних фразових дієслів та способи замінити їх:

• to help = to assist (допомагати) 
• to need = to require (потребувати)
• to tell = to inform (повідомляти)
• to be sorry = to apologise (вибачатись) 
• to buy = to purchase (купувати)
• to get = to obtain (здобувати) 

5. Sign off gently. Після того, як ви дотримались усіх правил ділового листування, змусили себе відмовитись від звичних скорочень та витратили купу часу на пошук синонімічних дієслів, було б дуже прикро зіпсувати гарне враження наприкінці вашого листа, підписавши його занадто дружнім ‘Lots of love’ чи ‘Best wishes’. Підпишіть свого листа Yours faithfully, (your name) якщо вам не відомо ім’я людини, що читатиме ваше послання, та Yours sincerely,(your name) у протилежному випадку.      

Звісно, існує декілька видів ділових листів і особливості написання кожного з них можуть варіюватися в залежності від ситуації та кінцевої мети листа. Проте, слідування загальним правилам допоможе уникнути незручностей та справити гарне враження у будь-якому разі! 

(Джерело Green Forest)